Вся робота з фондом періодичних видань в сучасній бібліотеці підпорядко-вана конкретній меті: максимальному задоволенню інформаційних, читацьких потреб користувачів.

         Як правило, розпочинається така робота з продуманої, чітко спланованої організації передплати періодичних видань. Якими критеріями визначається принцип комплектування періодики?

         Це перш за все: забезпечення науково-методичною літературою навчально-виховного процесу в кожному окремо взятому навчальному закладі з урахуванням специфіки та навчального профілю, а також читацьких потреб користувачів.

         Всі періодичні видання (а це переважно журнали та газети) підлягають обов’язковій реєстрації в бібліотеці. Як показала практика,  найбільш практично і зручно здійснювати через «Реєстраційну картотеку періодичних видань».

         Така картотека складається за алфавітом газет та журналів. На кожну газету, журнал (назву) виписується окрема картка, де в порядку надходження газети чи журналу відмічається номер видання і дата надходження.

         Зразок:

Назва журналу

Назва газети

         Після відмітки про надходження до бібліотеки, газети і журнали штемпелюються.

         Наступним важливим етапом в роботі з періодикою є перегляд їх на предмет відбору матеріалу для бібліографічного опису. Зрозуміло, що не підлягають опису абсолютно всі статті, а тільки ті, які містять цінну і важливу інформацію, яка має найбільший запит у користувачів. А для цього бібліотекар, що здійснює опис статей, повинен добре знати запити своїх читачів, знати специфіку і профіль навчального закладу. Не підлягають опису різні повідомлення, вітання, лаконічні повідомлення тощо. Після ретельного перегляду газет, журналів проводиться на каталожних картках бібліографічний опис статей згідно стандарту.

         Після цього картки розставляються в «Систематичну картотеку статей» (СКС), або якщо ведеться картотека краєзнавча і є матеріали краєзнавчого характеру, ця картка додатково розміщується і в «Краєзнавчу картотеку».

         Як правило, газети рекомендують підшивати в річну, піврічну підшивку.

         Згідно «Інструкції з обліку і організації збереження бібліотечних фондів України» за № 530/13797 2007 року Міністерства Юстиції України (опубліковано в «Офіційному віснику» 2008 р., № 38, с. 157) періодичні видання є невід’ємною частиною загального бібліотечного фонду, тому вони теж підлягають «Сумарному обліку». Основною одиницею обліку журналів є примірник (том, номер, випуск) і назва видання. Основними одиницями обліку газети є назва і комплект (підшивка) – річна, піврічна і т.д.

         Всі періодичні видання незалежно від матеріалів основи та виду носія інформації підлягають сумарному обліку згідно з актом, що складається в кінці поточного року без зазначення ціни.

Зразок акту:

«Затверджую»

Директор ліцею № 11

___________________

«_____» ___________2012 р.

АКТ № _____

         Дійсний акт складено «_______» __________________ 2012 р.

____________________________________________________________________

(прізвище, ініціали та посади осіб, складаючи цей акт)

________________________________________________________________________________________________________________________________________

про надходження до фонду бібліотеки Кременчуцького ліцею № 11 періодичних видань, що не знаходяться на балансі

____________________________________________________________________

(вказати вид видання чи матеріалів)

в кількості ___________ екз.

Розподіл за видом і змістом

Підписи:              _______________________

                            _______________________

                            _______________________

         Важливо звернути увагу:  Незважаючи на те, що періодичні видання облікуються, як складова бібліотечного фонду, не повинні обліковуватись в бухгалтерському обліку на балансових рахунках, тобто не підлягають оприбуткуванню на субрахунок 112. Цей облік проводиться тільки в бібліотеці, заноситься в «Книгу сумарного обліку» без ціни.

         Списання проводиться через 3 роки.

         Бібліотечний фонд підручників – це теж невід’ємна частина загального бібліотечного фонду.

         Незалежно від того, що бухгалтери ведуть, як правило, тільки сумарний облік бібліотечного фонду (вартість) без кількісного показника і без поділу на фонд підручників і основного фонду, в бібліотеці фонд підручників і основний фонд облікуються окремо.

         Більше того, приміщення для розташування основного фонду і фонду підручників згідно «Інструкції» мають бути окремими.

         Обліку підлягають всі види шкільних підручників, закладених до бібліотечного фонду, що оприбутковуються бухгалтерією незалежно від джерел фінансування.

         До процесу обліку фонду відноситься:

1. Прийом.
2. Штемпелювання.
3. Реєстрація надходження, переміщення підручників, їх вибуття і підведення підсумків щодо руху.

         Ці всі операції здійснюються бібліотекарем.

         Облік підручників ведеться груповим способом (партіями) і відображається у «Книзі сумарного обліку бібліотечного фонду підручників».

         Особливо хочу наголосити і звернути увагу молодих бібліотекарів на важливу деталь. Кожна партія книг, що надійшла до бібліотеки, має супровідний документ: накладна, фактура, рахунок, акт і т.д. Незалежно від кількості книг, отриманих і вказаних в супровідному документі (навіть, коли була  лише одна книга). Це вже вважається (одна партія) і обов’язково проводиться окремий запис в Сумарній книзі.

         Після запису до Сумарної книги, обов’язково здійснюють запис в «Книзі реєстру облікових карток бібліотечного фонду підручників». Там необхідно відмітити необхідні дані.

Зразок:

         Після цього проводиться бібліографічний опис кожного підручника на картці стандартного розміру, де вказується автор, назва, видавництво, рік видання, рівень навчання, для якого класу. Як правило, в верхньому правому куту проставляється інвентарний номер. Ці картки потім розставляються в картотеці підручників, яка в обов’язковому порядку повинна вестись в кожній бібліотеці.

         Зразок реєстраційної картки підручників:

         З описом:

№ 2402

Калініна, Л.В. Англійська мова: Підручник для 11-го кл. рівень академ. - К.: Наш час, 2011. - 367 с. ISB № 978 - 966 - 1530 – 85 – 9

         Строк використання підручників – 5 років, а підручники, які використовуються один-два рази на тиждень, можуть використовуватись більш тривалий строк.

         Після завершення строку використання та непридатні для користування підручники підлягають списанню. При відбору підручників на списання, комісія керується «Переліком підручників», які рекомендовані для використання в навчальній програмі, що складає Міністерство освіти і науки України. Такий перелік друкується щорічно в «Інформаційному збірнику» МОН України і є керівництвом бібліотекарям до використання.

         Акти повинні складатись щорічно, затверджуватись комісією і директором навчального закладу. На початку року повинен бути виданий наказ про створення комісії.

Руднєва А.П.,

провідний бібліотекар

Ліцей №11